Das ‹Second Brain› - oder wie Du Deine Wissensorganisation revolutionierst 🧠+🧠=🚀

«Ich schreibe mir das nicht auf, ich merke mir das!»

Eine meiner Lehrerinnen während meiner Zeit im Gymnasium bezeichnete diesen Satz als den grössten Trugschluss im Leben vieler Schüler. Und Unrecht hatte sie damit nicht ganz. Funfact: Ich konnte mir immerhin diese Aussage bis heute merken, ohne dass ich sie mir jemals aufgeschrieben habe. Vermutlich aber nur, weil ich genau diesem Trugschluss diverse Male zum Opfer gefallen bin, und darum die Worte meiner Lehrerin eine Assoziation in mir ausgelöst haben.

Aufschreiben klingt ja sinnvoll, aber was...wie....und vor allem wo? Diese Fragen tauchen regelmässig auf, wenn ich Führungskräfte darin begleite, ihren Business-Alltag produktiver zu gestalten. Die Methode eignet sich aber durchaus auch für den privaten Bereich, fürs Studium, für Vereinsaktivitäten und vieles mehr. Falls Du noch kein ausgeklügeltes System hast, wie Du alle wichtigen Informationen erfasst, sammelst und organisierst, könnte Dir die Methode des ‹Second Brain› weiterhelfen. Was genau das ist und wie Du ein solches System entwickelst, erkläre ich Dir in diesem Blogartikel.

Bildquelle: self-generated | HertachCoaching (2025)

Unser Gehirn ist äusserst gut darin, neue Ideen zu generieren. Es ist allerdings nicht so gut darin, diese auch zu behalten resp. abzuspeichern. Dazu gibt es verschiedene Erklärungen. Einige davon möchte ich Dir folgend kurz erläutert:

1. Unser Kurzzeitgedächtnis hat nur eine sehr begrenzte Kapazität. Laut dem Chunking-Modell von George A. Miller (1956) können wir uns im Durchschnitt sieben (±2) Informationseinheiten (Chunks) gleichzeitig merken. Allerdings sind diese Chunks flexibel: Durch Gruppierung verwandter Informationen können wir die effektive Speicherkapazität erhöhen und uns mehr merken. Unstrukturierte oder zusammenhanglose Informationen (z. B. zufällige Zahlen oder Buchstaben) sind hingegen viel schwerer zu behalten Sie zerfallen schnell und verschwinden wieder aus dem Bewusstsein. Mit gewissen Techniken (z.B. sogenannten Eselsbrücken) kann diesem Umstand gezielt entgegengewirkt werden.

   
   

2. Die Ebbinghaus’sche Vergessenskurve beschreibt ein ähnliches Prinzip, jedoch nicht mit dem Schwerpunkt auf der Menge der zu merkenden Informationen, sondern auf deren zeitlichen Verfall im Gedächtnis. Der deutsche Psychologe Hermann Ebbinghaus hat schon 1885 herausfgefunden, dass wir neue Informationen schnell wieder vergessen, wenn wir sie nicht bewusst wiederholen oder anwenden. Insbesondere ‹sinnloses› Wissen (bspw. einzelne Begriffe und bedeutungslose Silben) geht sehr schnell verloren. In umfangreichen Selbstversuchen hat Ebbinghaus verschiedene Vergessensraten gemessen. Ohne bewusstes Wiederholen oder Anwenden hat er nach 24 Stunden rund 70% der Informationen wieder vergessen. Unser Gedächtnis priorisiert Informationen nach Relevanz – und wenn es nicht regelmässig auf eine Information zugreift, stuft es diese als unwichtig ein und löscht sie. Ebbinghaus war einer der ersten Forscher, der das menschliche Gedächtnis experimentell untersuchte und dabei systematisch analysierte.

   
   

3. Eine weitere Limitierung ensteht durch den sogenannten Interferenz-Effekt, ein Konzept aus der Kognitionspsychologie: Neue Informationen überlagern alte Erinnerungen, so dass Details mit der Zeit verblassen oder verzerrt werden. Besonders im heutigen digitalen Zeitalter, in dem wir täglich mit einer Flut an Informationen konfrontiert sind, wird dieses Problem noch verstärkt.

   
   
   
   

Wie können wir nun diesen physiologischen Gegebenheiten unseres Gehirns entgegenwirken?

Die Antwort darauf ist relativ simple...wir entwickeln einfach ein zweites Gehirn. Der Begriff ‹Second Brain› bezeichnet ein persönliches Wissensmanagementsystem, das Informationen, Notizen, Ideen und Dokumente an einem zentralen Ort speichert und strukturiert. Es ist ein System, das das menschliche Gehirn entlastet, indem es Wissen extern sichert, jederzeit abrufbar macht und in sinnvolle Zusammenhänge bringt.

Der renommierte Produktivitätsexperte Tiago Forte befasste sich sehr intensiv mit den Limitierungen unseres Gehirns und entwickelte eine Methode, die er in seinem Buch ‹Building a Second Brain› veröffentlichte. Er betont, dass unser biologisches Gehirn nicht dafür gemacht ist, grosse Mengen an Informationen zu speichern. Stattdessen ist es viel besser darin, Verknüpfungen herzustellen, Muster zu erkennen und kreative Ideen zu entwickeln. Ein ‹Second Brain› übernimmt daher die Funktion eines externen Speichers, sodass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können. Kurz gesagt: wir schreiben uns die Informationen auf, damit wir sie uns nicht merken müssen! Aber nicht einfach irgendwie, irgendwo und alles mögliche.

Was genau ist das ‹Second Brain› und wie kann man ein solches entwickeln?

In unserer digitalen Welt prasseln täglich unzählige Informationen auf uns ein. Vieles davon ist wertvoll, geht aber im Chaos des Alltags oft verloren. Wir brauchen zudem nicht alle Informationen sofort. Häufig schnappen wir Informationen auf, die wir erst im späteren Verlauf benötigen. Oft sind sie dann leider wieder aus unserem Kopf verschwunden, wenn wir sie brauchen. Genau hier setzt das Konzept des ‹Second Brain› an. Die Informationen werden umgehend gesichert und zwar an einem Ort, wo die Limitierungen unseres Gehirns keine Rolle spielen. Damit aber jederzeit wieder auf die entsprechenden Informationen zugegriffen werden kann, ist eine Struktur erforderlich. Eine bewährte Methode zur Entwicklung eines ‹Second Brain› ist das von Tiago Forte entwickelte PARA-System, das Informationen in vier Hauptkategorien gliedert:

• Projects: Alle laufenden Aufgaben und Vorhaben mit einem klaren Ziel und einer Deadline.

• Areas: Langfristige Verantwortlichkeiten, z. B. Teamführung, Strategie oder persönliche Entwicklung.

• Resources: Nützliches Wissen, das in Zukunft verwendet werden könnte, z. B. Artikel, Studien oder Fachliteratur.

• Archive: Abgeschlossene Projekte oder nicht mehr relevante Informationen, die jedoch weiterhin abrufbar bleiben.

Durch diese Struktur wird das ‹Second Brain› zu einem verlässlichen Werkzeug, das hilft, Informationen nicht nur zu speichern, sondern aktiv für kreatives und strategisches Denken zu nutzen. So kann man sich auf das Wesentliche konzentrieren, produktiver arbeiten und gleichzeitig mental entlastet sein.

Welche digitalen Tools kannst Du für Dein ‹Second Brain› nutzen?

Rein theoretisch kannst Du Dein ‹Second Brain› auch in analoger Form, also auf Papier aufbauen. Allerdings geht das mit sehr grossen Einschränkungen einher und ich würde das darum nicht empfehlen. Zum einen ist der Platz irgendwann beschränkt. Und Du möchtest ja kaum mehrere dicke Notizbücher mit Dir rumschleppen. Zum anderen fehlt Dir die praktische Suchfunktion, wenn Du auf Papier arbeitest. Des Weiteren kannst Du die einzelnen Themen nicht ohne grossen Aufwand miteinander verknüpfen oder Zusammenhänge erstellen. Wenn Du Dir also ein effizientes und effektives ‹Second Brain› aufbauen möchtest, kommst Du um ein digitales Tool kaum herum. In Bezug auf das Tool bist Du aber relativ frei. Es gibt diverse gute Tools, die alle Vor- und Nachteile mit sich bringen. Grundsätzlich kann man auch eine Excelliste oder eine Worddatei dafür nutzen, wobei dann nützliche ‹special effects› fehlen.

Es gibt auf dem Markt ein paar bekannte Tools, die sich insbesondere für den Aufbau eines ‹Second Brains› eignen, wie z.B.:

• Notion: Vielseitiges Tool zur Erstellung von Notizen, Datenbanken und Dokumentationen.

• Obsidian: Ermöglicht die Vernetzung von Notizen und eine visuelle Darstellung von Zusammenhängen.

• Roam Research: Besonders für komplexe Wissensnetzwerke und bidirektionale Verlinkungen geeignet.

Diese Tools werden vor allem für diesen spezifischen Einsatz beworben, weil damit eine praktische und grafische Vernetzung zwischen den Themen möglich ist. Ich selbst nutze allerdings keines dieser Tools, weil mir die Bedienung für meinen Geschmack zu komplex ist und ich mit einem anderen Tool bereits sehr viel geübter bin. Ich nutze seit vielen Jahren ein Tool namens Trello, worin ich nicht nur mein ‹Second Brain›, sondern auch meine verschiedenen Pendenzenlisten bewirtschafte. Trello nutzt ein Kanban-System, das Informationen in Boards (Themenbereiche), Listen (Unterkategorien) und Karten (einzelne Notizen oder Aufgaben) organisiert. Dadurch kann ich mein Wissen in einer logischen und leicht erfassbaren Weise speichern und verwalten. Durch Automatisierungsfunktionen kann ich die Sortierung und Zuordnung zudem individuell und exakt auf meine Bedürfnisse konfigurieren, was mich in der Bedienung noch schneller macht. Ein vergleichbares Tool wäre der Microsoft Planner. Wenn Du bereits mit der Microsoft Suite arbeitest, bietet sich die Nutzung vom Planner an, insbesondere weil dieser sehr gut mit OneNote und Outlook harmoniert.

Generell empfehle ich Dir ein Tool zu nutzen, dass Du entweder schon gut kennst oder das Dir in der Bedienung sehr gut liegt und Spass macht. Die Nutzung des Tools sollte unbedingt möglichst intuitiv sein, dass Du auf der technischen Seite nicht zu viel Zeit und Energie verlierst und es Dir womöglich verleidet. Gleichzeitig würde ich darauf achten, dass das Tool in einer App auf dem Smartphone verfügbar ist. Mobilität spielt beim ‹Second Brain› aus meiner Sicht eine elementare Rolle. Häufig entstehen neue Informationen und Gedanken nämlich unterwegs oder zwischen zwei Meetings und nicht immer nur dann, wenn man am Schreibtisch vor dem PC sitzt. Und das aller wichtigste: nutze nur ein Tool und nicht mehrere gleichzeitig für Dein ‹Second Brain›. Hier gilt der Grundsatz: «Wer alles überall speichert, findet am Ende nichts mehr! Redundanz ist Dein grösster Feind!»

Kleiner Disclaimer: Beim Einsatz eines digitalen Tools solltest Du immer auf das Thema Datenschutz achten. Ich speichere in meinem ‹Second Brain› allgemein keine vertraulichen oder schützenswerte Daten. Solltest Du das beabsichtigen, empfiehlt es sich unbedingt darauf zu achten, dass das ausgewählte Tool DSG-konform ist.

Mit einem ‹Second Brain› zu mehr Klarheit, weniger Stress und bessere Entscheidungen

Lohnt sich der Aufwand? Aus meiner Sicht ganz klar! Insbesondere als Führungskraft profitiere ich unglaublich von dieser Methode. In meinem Führungsalltag jongliere ich täglich mit einer Vielzahl an Informationen, Ideen, Gedanken und Aufgaben. Ich muss permanent Entscheidungen treffen, Meetings leiten, Teams orchestrieren, Projekte umsetzen, mir neues Wissen aneignen, Zusammenhänge erkennen, Strategien entwickeln, Innovationen vorantreiben und vieles mehr. Und das oft in einem komplexen und dynamischen Umfeld, das eine hohe Flexibilität und Ambiguitätstoleranz erfordert. Das führt häufig dazu, dass das Informationsvolumen hoch, die Zeit knapp und der Tag eng getaktet ist. Dadurch fehlt mir oft die Zeit, um mich in Ruhe hinzusetzen und alle Informationen, Gedanken und Ideen im Kopf zu verarbeiten.

Vor diesem Hintergrund ist das ‹Second Brain› mein absoluter Gamechanger. Ich packe einfach alle neuen Inputs in die Inbox meiner ‹erweiterten Speicherkapazität› oder lasse sie automatisiert direkt am richtigen Ort abspeichern. Die Inhalte kann ich dann bei der nächsten Gelegenheit in Ruhe sortieren und aufarbeiten. Das Gute daran ist, dass ich die Informationen dann nicht auf einem unübersichtlichen Fresszettel habe, sondern diese bereits in einem strukturierten Format vorhanden sind, das ich ohne grossen Aufwand weiterverarbeiten kann. Vor allem Informationen, die ich vielleicht erst in ein paar Wochen benötige oder wertvolle Gedanken und Ideen, sind in meinem ‹Second Brain› bestens aufgehoben, so dass ich sie mit wenigen Mausklicks jederzeit finde.

Wirtschaftliche Aspekte eines guten Selbstmanagement

Eine gute Selbstorganisation und ein schneller Zugriff auf die benötigten Daten und Informationen wirkt sich nicht nur auf das eigene Zeitmanagement aus. Im Kontext der Arbeitstätigkeit hat das auch einen wirtschaftlichen Impact auf das Unternehmen, in dem man arbeitet. Eine Studie von Mindjet (2012) hat auf der Basis von 1000 befragten Mitarbeitenden aufgezeigt, dass die Betroffenen im Durchschnitt 36 min. pro Tag nach den richtigen Informationen suchen müssen. Nebst dem mentalen Stress resultieren daraus jährlich rund zwei Arbeitswochen unproduktive Zeit, in der die Arbeitnehmenden nach Informationen suchen.

Wie baust Du Dir nun am besten Dein ‹Second Brain›?

Ein ‹Second Brain› einzurichten ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Folgend skizziere ich Dir fünf konkrete Schritte, um das System aufzubauen und in den Alltag zu integrieren:

1. Das richtige Tool auswählen

Nicht jedes Tool passt für jeden. Wichtig ist, ein Tool zu wählen, das sich intuitiv in den eigenen Arbeitsablauf integrieren lässt und einfach zu bedienen ist. Achte unbedingt auf eine mobile Lösung im Rahmen einer smartphone-fähigen App. Schlussendlich macht dann die Übung den Meister!

2. Informationen gezielt sammeln

Nicht alles muss im ‹Second Brain› gespeichert werden. Wichtige Fragen zur Selektion:

• Brauche ich diese Information später wirklich?

• Hilft sie mir, meine Ziele zu erreichen?

• Ist sie einzigartig oder leicht anderswo abrufbar?

3. Regelmässige Überprüfung und Pflege

Ein System ist nur dann effektiv, wenn es gepflegt wird. Einmal pro Woche sollten Notizen geordnet, veraltete Informationen gelöscht und neue Verknüpfungen hergestellt werden.

4. Inhalte vernetzen und weiterentwickeln

Der wahre Wert eines ‹Second Brain› liegt nicht nur in der Speicherung, sondern in der Nutzung der Informationen. Durch Querverweise, Zusammenfassungen, weiterführende Erläuterungen und eigene Reflexionen kann Wissen aktiv weiterentwickelt werden.

5. Routinen etablieren

Damit das ‹Second Brain› langfristig genutzt wird, sollten feste Zeiten für die Pflege des Systems eingeplant werden – z. B. eine tägliche Notizerfassung und eine wöchentliche Durchsicht.

Fazit

Ein ‹Second Brain› ist mehr als nur eine digitale Ablage – es ist ein ausgeklügeltes und individuell zugeschnittenes System. Es ist eine Denkweise, die Dir dabei hilft, Wissen gezielt zu organisieren und zu nutzen, um produktiver und kreativer zu arbeiten. Daraus resultieren verschiedene positive Effekte.

• Entlastung des Gedächtnisses

  Das menschliche Arbeitsgedächtnis hat eine begrenzte Kapazität. Studien zeigen, dass wir nur etwa 4–7 Informationseinheiten (Chunks) gleichzeitig aktiv behalten können. Ein ‹Second Brain› speichert Wissen extern und entlastet somit das Gehirn.

• Bessere Entscheidungen durch strukturiertes Wissen

  Gute Entscheidungen basieren auf fundierten Informationen. Ein ‹Second Brain› ermöglicht es Dir, relevante Daten systematisch zu speichern, wiederzufinden und in Entscheidungsprozesse zu integrieren.

• Zeitersparnis durch effektive Organisation

  Eine Studie von Mindjet hat auf der Basis von 1000 befragten Mitarbeitenden aufgezeigt, dass die Betroffenen im Durchschnitt 36 min. pro Tag nach den richtigen Informationen suchen müssen. Das ‹Second Brain› verschafft Dir einen schnelleren Zugriff auf die erforderlichen Informationen. Vorausgesetzt Du speicherst alles am gleichen Ort!

• Förderung von Kreativität und Innovation

  Ideen entstehen oft durch die Verknüpfung unterschiedlicher Gedanken. Ein ‹Second Brain› hilft, Konzepte miteinander zu verbinden und kreative Problemlösungen zu fördern.

• Reduktion von Stress und Überforderung

  Eine geordnete Informationsstruktur sorgt für Klarheit und reduziert den mentalen Druck. Dies führt langfristig zu besserem Wohlbefinden und höherer Resilienz.

Die Entwicklung eines eigenen ‹Second Brain› ist ein Prozess und basiert auf dem Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung. Es braucht Wissen, Technik und Übung. Die Anwendung muss zur Gewohnheit werden, was nur durch häufiges Wiederholen möglich ist. Die Investition zahlt sich langfristig aber aus. Warum also nicht noch heute damit starten?

Quellen:

• Cowan, N. (2015). George Miller’s Magical Number of Immediate Memory in

  Retrospect: Observations on the Faltering Progression of Science. Psychol Rev. 2015 Mar 9;122(3):536–541. doi: 10.1037/a0039035

• Fesler, G. (2015). Werbe- und Konsumentenpsychologie. Springer Verlag: Berlin. ISBN: 978-3-642-37644-3

• Forte, T. (2023). Building a second brain: Remeber everything, achieve anything. Simon & Schuster: New York. ISBN: 978-1800812222

• Höpker, J. (2021). Die Vergessenskurve nach Ebbinghaus. HabitGym by Dr. Jan Höpker. Verfügbar unter: https://www.habitgym.de/vergessenskurve/#